Powiatowy Urząd Pracy w Aleksandrowie Kujawskim Biuletyn Informacji Publicznej

Powiatowy Urząd Pracy z siedzibą przy ul. Przemysłowej 1, 87-700 Aleksandrów Kujawski zaprasza do złożenia oferty cenowej na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym  o wartości szacunkowej nie przekraczającej równowartości kwoty 30 000 euro

I.                    NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO:

Powiatowy Urząd Pracy

ul. Przemysłowa 1, 87-700 Aleksandrów Kujawski

Tel., fax: 54 282 4696

e-mail: toal@praca.gov.pl

II.                  PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529).
2. Szczegółowy zakres zamówienia został określony w załączniku nr 1 oraz w projekcie umowy  (załącznik nr 3) do niniejszego zaproszenia do złożenia oferty.
3. Ilości wskazane w załączniku nr 1 do zaproszenia do złożenia oferty są wielkościami orientacyjnymi, przyjętymi dla celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Wykonawcy, z którym Zamawiający podpisze umowę, nie przysługuje roszczenie o realizację usługi w wielkościach podanych w tabeli (załącznik nr 1).
4. Nazwa i kody dotyczące przedmiotu zamówienia określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV):

64110000-0 – usługi pocztowe.

III.                TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Od 1 stycznia 2016 r. do 31.12.2017 r., lub do wyczerpania kwoty, stanowiącej maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji zamówienia.

IV.                WYMAGANE DOKUMENTY W PRZEDMIOTOWYM POSTEPOWANIU

1. Formularz oferty – załącznik nr 2.
2. Zaświadczenie potwierdzające, iż Wykonawca został wpisany do rejestru operatorów pocztowych.
3. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. Dokument  należy złożyć w formie kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.
4. Wykaz osób, które będą zatrudnione do realizacji przedmiotu zamówienia na podstawie umowy o pracę, w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy w placówkach pocztowych na terenie Powiatu Aleksandrowskiego – załącznik nr 4.
5. Wykaz placówek pocztowych na terenie Powiatu Aleksandrowskiego, w których będzie istniała możliwość odbioru przesyłek awizowanych – załącznik nr 5.

 V.                  SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Oferta musi być sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Treść oferty musi odpowiadać treści zaproszenia do złożenia oferty.
3. Oferta wraz z załącznikami musi być czytelna.
4. Oferta wraz z załącznikami musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę sporządzony w innym języku niż język polski winien być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski poświadczonym przez Wykonawcę. W razie wątpliwości uznaje się, iż wersja polskojęzyczna jest wersją wiążącą.
5. Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. Upoważnienie do podpisywania oferty musi być dołączone do oferty, jeżeli nie wynika ono z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę.
6. Jeżeli osoba/osoby podpisująca ofertę działa na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo to musi w swej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać dołączone do oferty i musi być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem (kopia pełnomocnictwa powinna być poświadczona notarialnie).
7. Dokumenty składające się na ofertę mogą być złożone w oryginale lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.
8. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
9. Wykonawca może zaproponować jedną cenę i nie może jej zmienić.
10. Cena oferty powinna być podana w PLN liczbowo i słownie i obejmować całkowite koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.
11. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie. Koperta powinna być zaadresowana na adres:

Powiatowy Urząd Pracy

ul. Przemysłowa 1, 87-700 Aleksandrów Kujawski

Oferta na „świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym”

VI.                MIEJSCE, TERMIN SKŁADANIA OFERT

Ofertę zawierającą wymagane dokumenty należy złożyć  do dnia 17 listopada 2015 r. do godziny 10:00 w siedzibie Zamawiającego: Powiatowy Urząd pracy w Aleksandrowie Kujawskim , ul. Przemysłowa 1, 87-700 Aleksandrów Kujawski (sekretariat, pokój nr 23 – I piętro) lub na adres Zamawiającego. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską.

Otwarcie ofert w dniu 17 listopada 2015 r. o godzinie 10:15

VII.              OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY

1. Wykonawca uwzględniając wszystkie wymogi, o których mowa w zaproszeniu do złożenia oferty, powinien w cenie brutto ująć wszelkie koszty niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania przedmiotu zamówienia oraz uwzględnić inne opłaty  i podatki, a także ewentualne upusty i rabaty zastosowane przez Wykonawcę.
2. Cena brutto oferty za realizację całego zamówienia zostanie wyliczona przez Wykonawcę na podstawie wypełnionego formularza ofertowego, stanowiącego załącznik nr 2 do zaproszenia do złożenia oferty. Cena brutto oferty określa maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji zamówienia.

VIII.            KRYTERIA ORAZ SPOSÓB OCENY OFERT

1. Zamawiający dokona oceny ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty, jedynie spośród ofert uznanych za ważne, które nie zostaną odrzucone i spełniają wymogi formalne.
2. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie:

1)      cena  - 80%,

2)      liczba osób, które będą zatrudnione do realizacji przedmiotu zamówienia na podstawie umowy o pracę w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, w placówkach pocztowych na terenie Powiatu Aleksandrowskiego (Z) – 10%. Ze względu na pewność obrotu przesyłek przez Wykonawcę wyposażonego w odpowiedni zasób personalny osób zdolnych do wykonywania usługi oraz bezpieczeństwo danych osobowych,

3)      liczba placówek pocztowych na terenie Powiatu Aleksandrowskiego, w których będzie istniała możliwość odbioru  przesyłek awizowanych (L) – 10%. Ze względu na pewność obrotu przesyłek przez Wykonawcę wyposażonego w odpowiedni potencjał techniczny.

3. Sposób oceny ofert:

1)      Maksymalna liczba punktów w kryterium równa jest określonej wadze kryterium w %. Uzyskana liczba punktów w ramach kryterium zaokrąglona będzie do drugiego miejsca po przecinku.

2)      Przyznawanie ilości punktów poszczególnym ofertom odbywać się będzie wg następujących zasad:

a)      oferta z najniższą ceną brutto otrzyma maksymalną liczbę punktów – 80, a punkty dla pozostałych ofert zostaną obliczone wg wzoru:

C =    ^{cena najniższa spośród nieodrzuconych ofert x 80 (waga kryterium)}

                                                       ^{cena badanej oferty}

b)      oferta z najwyższą liczbą pracowników otrzyma maksymalną liczbę punktów – 10, a punkty dla pozostałych ofert zostaną obliczone wg wzoru:

Z =               ^{liczba osób  badanej  oferty x 10 (waga kryterium)}

                               ^{najwyższa  liczba osób spośród wszystkich ofert}

c)       Oferta z najwyższą liczbą placówek otrzyma maksymalną liczbę punktów – 10, a punkty dla pozostałych ofert zostaną obliczone wg wzoru:

L =                      ^{liczba placówek pocztowych oferty badanej x 10 (waga kryterium)}

                               ^{największa liczba placówek pocztowych spośród nieodrzuconych ofert}

3)      Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która po zsumowaniu liczby punktów uzyskanych we wskazanych wyżej kryteriach uzyska najwyższą liczbę punktów.

IX.                OSOBA UPRAWNIONA DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI

Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest Pan Antoni Rakusiewicz – tel. Faks  54 282 46 96; e-mail toal@praca.gov.pl

X.                  ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY

1. Zakazuje się istotnych zmian umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy.
2. Wszelkie postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy oraz wysokość kar umownych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy zawarte są w projekcie  umowy w załączniku nr 3 do niniejszego zaproszenia do złożenia oferty.
3. Wszelkie zmiany umowy wymagają pod rygorem nieważności formy pisemnej i podpisania przez obie strony.

Załączniki:

1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 1.
2. Formularz oferty – załącznik nr 2.
3. Projekt umowy – załącznik nr 3.
4. Wykaz osób – załącznik nr 4.
5. Wykaz placówek pocztowych – załącznik nr 5.

Treść zapytań oraz wyjaśnienia do zaproszenia do złożenia oferty cenowej na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym o wartości szacunkowej zamówienia nie przekraczającej równowartości kwoty 30 000 euro.

 Pytanie

W związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania cenowego Wykonawca wnosi, aby w przypadku wyłonienia Wykonawcy do realizacji usług w tym postępowaniu, zmienić zapis w projekcie umowy (Zał. Nr 3) poprzez wykreślenie ostatniego zdania w ustępie 2 § 8 umowy.

Odpowiedź:

Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisu w § 8 ust. 2.

Jednocześnie informuję, iż termin składania ofert nie ulega zmianie.

DO.I. 2032-1.5.2015



Treść zapytań oraz wyjaśnienia do zaproszenia do złożenia oferty cenowej na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym o wartości szacunkowej zamówienia nie przekraczającej równowartości kwoty 30 000 euro.

Pytanie Nr 1:
Zamawiający wskazał w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, że będzie nadawał przesyłki w trybach wskazanych w art. 57 § 5 pkt. 2 KPA, art. 12 § 6 pkt 2 ordynacji podatkowej lub Ew. innych analogicznych przepisów, np. art. 165 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego. Należy wskazać, że czynność operatora alternatywnego obejmująca nadanie przesyłki u operatora wyznaczonego w imieniu i na rzecz Zamawiającego nie jest usługą pocztową, a usługą pośrednictwa w nadawaniu przesyłek (przesyłka nie jest nadawana w sieci pocztowej operatora alternatywnego, vide: KIO 2601/14, KIO 2160/14, KIO 1362/13, Sąd Okręgowy w Gliwicach sygn. akt X Ga 287/13) Wykonawca jest jedynie pośrednikiem i będzie fizycznie dostarczał przesyłki terminowe do placówki operatora wyznaczonego (rozwiązanie to jest jedynym obecnie dostępnym na rynku usług pocztowych rozwiązaniem zapewniającym udział innych operatorów pocztowych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w których zamawiający wymaga, aby nadawane były przesyłki terminowe). Wykonawca ma świadomość, iż nie każdy Zamawiający prowadzi odrębną ewidencję przesyłek wymagających pośrednictwa operatora wyznaczonego, w związku z czym nie jest w stanie oszacować ilości takich przesyłek nadawanych latach ubiegłych, jak również nie jest w stanie w sposób pewny podać wolumenu nadań we wspomnianych trybach mających nastąpić w okresie realizacji umowy. Jako, że formularz cenowy stanowi jedynie szacunek, a nie deklarację co do rzeczywistych nadań Zamawiającego, Wykonawca prosi o wyjaśnienie:
o czy Zamawiający dopuszcza złożenia oferty przez innych wykonawców niż Poczta Polska S.A.?
o jeśli tak, Wykonawca wnosi o modyfikację arkusza cenowego poprzez wyodrębnienie przesyłek, które należy nadać w placówce operatora wyznaczonego, w przykładowy sposób zaproponowany poniżej.  Umożliwi to Wykonawcom innym niż operator wyznaczony wycenić usługę nadawania  w trybach zastrzeżonych dla operatora wyznaczonego.

Brak wyodrębnienia takiej pozycji w praktyce przesądza o konieczności obciążenia zamawiającego kosztami wykonania usługi "niepocztowej" na podstawie cennika załączonego przez operatora do faktury/umowy.

Pytanie Nr 2:
W SIWZ w § 8 ust. 2 projektu umowy wskazuje, że terminem płatności należności z tytułu faktury VAT wynosi 21 dni licząc od daty wystawienia faktury.
Wykonawca zwraca się z prośbą o dodanie w treści zapytania terminu płatności faktury VAT na 14 dni od daty dostarczenia faktury VAT. Ułatwi to Wykonawcy dokonywanie rozliczeń, pozostawiając Zamawiającemu odpowiedni czas na dokonanie płatności.
Odpowiedź do Ad 1 i Ad 2:
Zamawiający w zaproszeniu z dnia 9 listopada 2015 r., do złożenia ofert cenowych nie zamieszczał na swojej stronie internetowej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Zamieszczone zamówienie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r., Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.). Wartość szacunkowa zamówienia nie przekracza kwoty określonej w art. 4 pkt 8 w/w ustawy.   

Pytanie Nr 3:
Zamawiający wskazuje w arkuszu cenowym, że w skład przedmiotu zamówienia wchodzą przesyłki zagraniczne. Wykonawca zwraca się o wskazanie w formularzu stref, do których będą wysyłane w/w rodzaju przesyłki.
Odpowiedź:
Strefa - EUROPA

Pytanie Nr 4:
Zamawiający wskazuje w arkuszu cenowym w poz. 57: potwierdzenie odbioru krajowe, a w pozycji 58: potwierdzenie doręczenia.
W związku z powyższym Wykonawca wnosi o wyjaśnienie czy usługa potwierdzenia doręczenia jest tożsama z usługą odbioru krajowego. Jeśli tak, Wykonawca wnosi o ujednolicenie obydwu pozycji do jednej: usługa potwierdzenia odbioru krajowego. Jeśli nie, Wykonawca wnosi o doprecyzowanie czym różni się usługa potwierdzenie doręczenia od usługi potwierdzenia odbioru krajowego?
Odpowiedź:
Punkty 57 i 58 skorygowano w jeden punkt nr 57 - potwierdzenie odbioru  szt. 20 050. Pozostałe punkty określone w ofercie otrzymują kolejną numerację.

Jednocześnie informuję, że termin składania ofert nie ulega zmianie.